管理対象

企業概要、財務資料、在庫台帳、取引先リスト、契約書、価格表、従業員情報、相談記録、メール・フォーム送信内容、候補先情報、交渉経緯を管理対象とします。

組織的・人的管理

案件情報を取り扱う担当者を限定し、秘密保持、情報開示範囲、資料保管ルール、誤送信防止、退職・担当変更時の権限見直しを確認して運用します。外部専門家へ共有する場合も、目的と範囲を限定します。

弁護士、税理士、公認会計士、社会保険労務士、金融機関、システム・メール・クラウドサービス提供者等へ情報を共有する場合は、目的、範囲、必要性、秘密保持、保存・削除の扱いを確認し、必要かつ適切な監督を行います。

案件情報は必要な担当者に限定し、候補先への開示は秘密保持契約、開示目的、開示範囲の確認後に行います。買い手候補への初期打診では、原則として社名、個別得意先名、個人名、詳細所在地を伏せます。

利用するクラウド、メール、管理画面について、アカウント管理、アクセス権限、パスワード管理、通信の暗号化、不要アカウントの停止、端末管理等により、不正アクセスや誤送信の防止に努めます。

候補先探索や初期検討の段階では、社名、個人名、個別得意先名、仕入単価、詳細所在地、従業員情報など、特定や過度な開示につながる情報を必要に応じてマスキングし、目的達成に必要な最小限の範囲で取り扱います。

資料送信時は、宛先、添付ファイル、開示範囲、パスワードやアクセス権限、期限設定を確認します。ノンネーム資料では、地域、取引先、従業員数、特殊商材などから特定されないよう表現を調整します。

受領資料は利用目的に必要な期間保管し、不要となった情報は復元困難な方法で削除または廃棄します。返却・削除のご希望がある場合は、案件の進行状況と法令上必要な保存期間を確認して対応します。

漏えい、滅失、毀損、誤送信、不正アクセス等が疑われる場合は、事実関係を確認し、影響範囲の把握、被害拡大防止、再発防止を行います。個人データに関する漏えい等について法令上必要な場合は、個人情報保護委員会への報告、本人への通知、関係先への連絡を行います。

相談内容、苦情、事故・ヒヤリハット、法令・ガイドラインの変更を踏まえ、情報管理ルール、フォーム文面、候補先開示手順を継続的に見直します。