情報セキュリティ方針

1. 管理する情報

企業概要、財務資料、在庫台帳、取引先リスト、契約書、価格表、従業員情報、相談記録、メール・フォーム送信内容、候補先情報、交渉経緯を管理対象とします。

電材卸では、仕入メーカー・一次卸の口座条件、仕切・リベート、個別の掛売条件や売掛金の状況、SKU別の在庫、配送先、営業担当・番頭役の取引関係も、非公開の重要情報として取り扱います。

2. 担当者と運用ルール

案件情報を取り扱う担当者を必要な範囲に限定し、秘密保持、開示範囲、資料の保管、誤送信防止を確認して運用します。退職・担当変更時には権限を見直し、外部専門家への共有も目的と範囲を限定します。

3. 外部専門家・委託先への共有

弁護士、税理士、公認会計士、社会保険労務士、金融機関、システム・メール・クラウドサービス提供者等を利用する際は、情報共有の目的・範囲・必要性、秘密保持、保存・削除の扱いを確認します。委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

外部へ共有する前に、ご相談内容や契約に応じて説明・同意が必要な範囲を確認します。専門家を選定することと、その費用を当センターが負担することは別です。依頼内容と費用負担は事前に確認します。

4. 候補先への開示

初期打診では、原則として社名、個別得意先名、個人名、詳細所在地を伏せた概要を用います。社名を含む詳細資料は、譲渡企業様から開示先候補ごとの個別同意を得て、候補先と秘密保持契約を締結したうえで開示します。

資料を受け取る人、目的、範囲を確認し、価格表、顧客別採算、従業員情報等を一度に広く配布しません。匿名化しても地域・商材・規模等から推測される可能性があるため、記載の組み合わせにも配慮します。

5. アクセスと技術的管理

クラウド、メール、管理画面のアカウントとアクセス権限、パスワード、通信の暗号化、端末管理、不要アカウントの停止等を確認し、不正アクセスや誤送信の防止に努めます。情報へのアクセスは業務上必要な担当者に限定します。

本方針は情報管理の運用方針です。特定の認証取得や、漏えい等が一切発生しないことを示すものではありません。

6. 情報の最小化とマスキング

検討段階と目的に応じて、個別得意先・仕入先名、担当者名、仕入単価、リベート率、詳細所在地、従業員情報等を伏せます。必要に応じて金額帯、集計値、取引先コード等を用い、判断に必要な範囲で取り扱います。

初回相談に、取引先一覧、契約書、詳細な在庫台帳、従業員名簿を添付する必要はありません。まず相談の概要を伺い、追加資料の必要性と送付方法を確認します。

7. 送信・共有時の確認

資料送信時は宛先、添付ファイル、資料の版、開示範囲、パスワードやアクセス権限、共有期限を確認します。ノンネーム資料でも地域、特定のメーカー、特殊商材、配送ルート等から企業が推測される可能性を確認し、表現を調整します。

8. 保管・返却・削除

受領資料は利用目的に必要な期間保管し、不要になった情報は復元困難な方法で削除または廃棄します。返却・削除のご希望には、案件の進行状況、契約、法令上必要な保存期間を確認して対応します。

法令上の保存義務や紛争対応等により、直ちに全情報を削除できない場合は、その理由と対象を確認します。

9. 事故が疑われる場合

漏えい、滅失、毀損、誤送信、不正アクセス等が疑われる場合は、事実関係と影響範囲を確認し、被害拡大防止、原因調査、再発防止を行います。個人データに関する事故で法令上必要な場合は、個人情報保護委員会への報告、本人への通知、関係先への連絡を行います。

10. 見直しとお問い合わせ

相談内容、苦情、事故・ヒヤリハット、法令・ガイドラインの変更を踏まえ、情報管理ルール、フォーム文面、候補先への開示手順を継続的に見直します。

情報の取扱いや誤送信への懸念、返却・削除のご希望は、苦情・相談窓口へお知らせください。個人情報の利用目的等はプライバシーポリシーをご確認ください。